A nota fiscal é um documento importante. Com ela, é possível registrar a venda de mercadorias e manter um negócio na legalidade.
Vários tipos de empresas são obrigadas a emitir a nota fiscal. Por isso, é fundamental que o empreendedor saiba como funciona para emitir e esclarecer todas as suas dúvidas.
Confira neste artigo tudo que você precisa saber sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)!
Para que serve a nota fiscal?
Também conhecida como nota fiscal de produto, é utilizada na comercialização de mercadorias e serve para comunicar ao governo as operações de venda de uma empresa, evitando a sonegação de impostos.
A NF-e é utilizada como base para toda a contabilidade do negócio. Além disso, é um comprovante de que os tributos estão sendo recolhidos da forma correta.
É importante saber que a emissão desse documento é um dos direitos do consumidor. Pois, ao apresentar a nota fiscal de um produto com defeito, o cliente pode requerer a substituição do item, a devolução do pagamento ou o abatimento de uma parte do valor pago.
Logo, essa é uma das vantagens para o consumidor, mas também existem benefícios para quem emite.
Vantagens da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A nota fiscal eletrônica traz diversos benefícios para quem emite e para o consumidor, conheça alguns deles:
Armazenamento digital dos arquivos, não ocupando espaço físico e evitando custos com recursos;
Facilidade e agilidade ao preencher as informações e enviá-las ao governo, reduzindo o tempo gasto para fazer a emissão;
Redução dos custos com impressão, pois as notas podem ser encaminhadas por e-mail ao consumidor e pelo sistema de emissão para a Sefaz;
Praticidade na consulta dos documentos já emitidos, pois eles podem ser acessados com apenas alguns cliques;
Operações simplificadas, como carta de correção e inutilização da nota – realizadas por meio de um sistema emissor de NF-e;
A NF-e substitui as notas fiscais tipo 1 e A-1, também servindo nos casos em que este modelo é utilizado, como na Nota Fiscal de Entrada e em operações interestaduais, de importação, exportação e de simples remessa.
Quem deve emitir Nota Fiscal?
Ficou com dúvida sobre quem deve emitir a NF? Então vamos lá.
As empresas que vendem mercadorias devem emitir. No entanto, existem algumas exceções: o microempreendedor individual (MEI) é apenas obrigado a fazer a emissão da NF ao comercializar com pessoas jurídicas (outras empresas), caso o destinatário não emita a nota fiscal de entrada.
Além disso, a empresa deve se atentar a guardar cada comprovante em seus registros por 5 anos, o mesmo prazo de armazenamento dos outros documentos fiscais.
Nota fiscal para MEI
Como comentamos, o MEI é obrigado a emitir a nota fiscal nas vendas e nas prestações de serviços realizadas para outras pessoas jurídicas.
Ele só estará dispensado de emitir nota fiscal quando a venda for feita diretamente para o consumidor final (pessoa física) e esta pessoa não exigir a sua emissão.
Para emitir nota fiscal, o MEI deve procurar a Secretaria da Fazenda do Estado (Vendas e serviços de transporte intermunicipal e interestadual) ou do Município (Prestação de Serviços e Serviços de transporte municipal).
Assim, ele deve solicitar a Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF.
Após autorizado pela Secretaria(s) da Fazenda(s), deverá procurar uma gráfica para confeccionar os talões (blocos) de Notas Fiscais.
Acesse o nosso post completo sobre emissão de nota fiscal para quem é microempreendedor individual.
Minha empresa deve emitir NF-e?
Se você ainda tem dúvidas se a sua empresa deve emitir nota fiscal, vamos te explicar melhor!
Tudo dependerá da região de atuação e natureza do negócio. Por isso, recomendamos que você entre em contato com a Sefaz de sua localidade para conhecer a legislação que se aplica à sua empresa.
Também é possível consultar as Portarias disponibilizadas no Portal da NF-e para entender mais sobre as exigências.
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Não emitir nota fiscal é crime?
Como comentamos, a nota fiscal é um instrumento que permite o recolhimento correto dos impostos.
Quando uma empresa não emite esse documento, ela deixa de repassar ao governo os tributos exigidos por lei. Portanto, omitir valores ou falsificar números é considerado crime pela legislação brasileira. Além de acarretar multas e outras penalidades.
Saiba como encontrar a CNAE de sua empresa
A Lei nº 8.137/1990 discorre sobre condutas contrárias à ordem tributária, já o primeiro artigo, inciso III e V, aborda sobre a falsificação e alterações de notas fiscais e a recusa de fornecê-las quando são obrigatórias.
Logo, a pena nesses casos é reclusão, de 2 a 5 anos, com a aplicação de multa.
Além da multa por não emissão de nota fiscal, a empresa também estará descumprindo o direito do consumidor de receber esse comprovante.
Tipos de nota fiscal
Existem diversos tipos de nota fiscal. Porém, a obrigatoriedade da emissão depende de cada tipo de estabelecimento.
Logo abaixo, listamos os mais importantes além da NF-e. Confira!
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): A NFS-e é utilizada para registrar a prestação de serviços, sejam eles quais forem, tributados pelo Imposto Sobre Serviços (ISS), de responsabilidade dos municípios.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): O transporte rodoviário de cargas entre cidades e estados é tributado pelo ICMS. Por isso, não pode ser registrado em notas de serviços, motivo pelo qual existe o CT-e. O documento é tratado como uma espécie de NF-e específica para a documentação dessas prestações pelas transportadoras.
Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): Já a NFC-e é outra espécie de NF-e, servindo apenas para emissões em casos de vendas — operações tributadas pelo ICMS. No entanto, restringe-se aos comércios que vendem diretamente aos consumidores, como farmácias, supermercados e lojas do varejo cosmético.
Para conferir mais detalhes sobre cada tipo de nota fiscal e como a sua empresa pode emitir, acesse o nosso post completo sobre o assunto.
Seja qualquer tipo de nota fiscal, é preciso seguir alguns requisitos para emitir. Vamos explicar melhor quais são!
Requisitos para emissão de NF-e
Certificado Digital: A validade jurídica da NF-e é feita por meio de um Certificado Digital. Trata-se de uma assinatura virtual do remetente que garante a autoria dessa nota fiscal. Por isso, a Sefaz exige esse documento eletrônico para que a empresa faça a emissão do comprovante.
Computador: Para começar a emitir nota fiscal, é preciso ter um computador, tablet ou celular. O documento é emitido digitalmente, então, é preciso que você tenha um dispositivo que tenha conexão com a internet.
Programa emissor: Além do computador, você precisará adquirir um programa emissor de NFe. Apesar de parecer algo simples, é preciso escolher bem qual software utilizar. Na hora da escolha, é recomendável adquirir um software emissor de nota fiscal que possa integrar todas as áreas do seu negócio. Dessa forma, você economiza tempo e torna a sua gestão muito mais simples.
Internet: Apesar de parecer algo óbvio, muitas pessoas esquecem que os outros itens não substituem um dos requisitos essenciais: o acesso à internet. Sem o acesso, é impossível realizar a emissão dos documentos. Pois a comunicação com a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) é diretamente realizada quando você faz a emissão. Sem o órgão, a ação não pode ser completada.
Com ele você guarda os documentos digitalmente, evitando gastos com papel, impressão e armazenamento, além de agilizar a realização dessa tarefa por automatizar esse processo.
O software também envia, automaticamente por e-mail, a via para o cliente – cumprindo assim a obrigação da sua empresa com o consumidor.
O emissor de NF-e do GigaERP é aceito em todos os estados brasileiros, sendo acessível a diferentes tipos e portes de empresas.
Isso dá segurança ao usuário de que seus arquivos irão ser encaminhados para o lugar certo e, assim, suas obrigações legais serão cumpridas.
Além de emitir notas fiscais, o sistema de gestão GigaERP oferece módulos completos para facilitar a administração das diversas áreas da empresa: controle de vendas, financeiro, compras, estoque e serviço – tudo no mesmo software e com muita praticidade.
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