De um modo simples e objetivo, para quem ainda não está familiarizado com os termos utilizados num sistema de Gestão, destacamos a importância destes para que seja possível alcançar os resultados almejados.
Serão abordados os principais termos: Sistema de Gestão, Gestão Preventiva, Eficácia e Eficiência.
Quais os objetivos do Sistema de Gestão?
Nestes objetivos podemos incluir: estrutura organizacional, as atividades de planejamento, determinação de responsabilidades, padronização de práticas e procedimentos, mapeamento dos processos e identificação dos recursos necessários para desenvolver, implementar, atingir, analisar criticamente e manter a organização em constante evolução.
Sistema de Gestão é um “Sistema que serve para estabelecer políticas e objetivos com a finalidade de se atingir os objetivos propostos”. Portanto, implantar um Sistema de Gestão na organização, significa favorecer o alcance de seus objetivos com eficácia e eficiência.
Como obter uma gestão mais eficaz e de forma preventiva?
Consideramos a Melhoria Contínua como sendo uma “atividade regular para aumentar a capacidade de atender requisitos”. E isso poderá ser conseguido com o aumento da eficácia e/ou da eficiência.
O processo de estabelecer objetivos e identificar oportunidades para melhoria é um processo contínuo, através do uso das constatações e conclusões de uma auditoria, da análise de dados, das análises críticas pela direção, ou outros meios que geralmente nos conduz às ações corretivas ou às ações preventivas.
O objetivo da melhoria contínua é, portanto, aumentar a probabilidade de fazer crescer a satisfação dos clientes e de outras partes interessadas.
Eficácia: planejamento alcançado
Eficácia é a “extensão na qual as atividades planejadas são realizadas e os resultados planejados, alcançados.” Isso significa fazer exatamente o que foi planejado. Cumprir o plano.
Se o planejado tem um mínimo como referência, fazer o plano ou até mais que o plano será considerado eficácia. Somente devo considerar algo ineficiente, quando o que foi planejado não tenha sido realizado ou não se alcançou os resultados previstos.
Eficiência: resultados x recursos
Eficiência é a “relação entre o resultado alcançado e os recursos usados.” Na análise de eficiência é necessário avaliar o alcance do resultado considerando os recursos aplicados.
Se você obtém o resultado previsto e “economiza” algum dos recursos disponíveis, será considerado “mais eficiente” do que aquele que também obteve o mesmo resultado mas aplicou o valor exato dos recursos disponíveis.
Então teremos várias combinações entre eficácia, eficiência, ineficácia e ineficiência. Isso dependerá do realizado em relação ao Planejado e da aplicação dos recursos para obtenção de tal resultado.