Se você trabalha com qualidade ou com melhoria contínua de processos, já aprendeu o que é 5S. Mas, sabe como implantar o 5S no dia a dia da sua empresa?
Apesar de simples, o passo a passo de como implantar o 5S poderá exigir mudanças físicas nas instalações da empresa, bem como treinamento de funcionários e gestores para operarem de acordo com a metodologia 5S.
Pode ser que leve algum tempo até que o 5S seja totalmente implementado, mas haverá benefícios significativos em todo o processo de implementação.
Fique tranquilo, vamos te ajudar com este passo a passo de como implantar o 5s de maneira simples e objetiva para sua empresa.
1. Faça um levantamento dos processos atuais
Uma vez que o 5S se preocupa com a organização e otimização de processos e setores, é importante entender o dia a dia de cada área da empresa e identificar onde há um gargalo que atrasa a produtividade e excelência de cada prática empresarial.
Por exemplo, considere a organização de documentos, sejam eles físicos ou digitais. Como ela ocorre? Existe um padrão?
Uma das maneiras de medir isso é analisar o tempo de demora para encontrar um documento. Todos os colaboradores da empresa conseguem achar os documentos quando necessário?
A organização das mesas e gavetas também deve sofrer uma auditoria para garantir que haja organização e ordem.
2. Treinamento de equipe
Para implantar o 5S é preciso fornecer treinamento para uso de ferramentas de qualidade não apenas para os gestores, mas para todos os funcionários.
O 5S é uma metodologia aplicada em grupo, isso quer dizer que ela demanda a participação de todos os funcionários da empresa.
Cada um deve se responsabilizar por organizar e manter organizado o seu setor e os demais.
Cumprir processos de organização, entretanto, nem sempre é divertido, por isso sua equipe deve receber treinamentos que a conscientize sobre o que é 5S é o que eles vão ganhar ao participar ativamente dessa “nova política" adotada pela sua empresa.
3. Organize o ambiente
Com todos envolvidos e bem treinados, é hora de colocar a mão na massa e organizar toda a empresa.
Comece retirando tudo o que está nas gavetas, armários e mesas. Assim como você precisa esvaziar o guarda-roupa da sua casa para arrumá-lo, você precisará fazer o mesmo dentro da sua empresa.
Reorganize cada coisa no lugar mais eficiente possível. Divida os objetos de acordo com:
Onde é usado;
Por que é usado.
Se a equipe de atendimento é a que mais usa blocos de papel, impressora e tinta, deixe esses itens próximos às mesas desses profissionais.
Adote o uso de etiquetas para saber o que há dentro de cada gaveta e caixa. Assim, todo mundo sabe o que tem dentro de cada local de armazenamento, sem precisar abri-lo.
Além disso, fica mais fácil lembrar onde guardar depois de usar. Se possível opte por caixas transparentes.
4. Oficialize a organização estabelecida
Após a primeira fase de organização, é hora de criar padrões que organizam a estrutura da empresa para que funcionários antigos e novos saibam a quem recorrer em cada situação. Para isso crie:
Organogramas;
Fluxogramas;
Manual de procedimentos;
Diagramas;
Cronogramas de atividades com a periodicidade que devem obedecer.
5. Manutenção
Manutenção e monitoramento são termos que não podem ficar de fora do vocabulário de um gestor de qualidade e da diretoria da empresa.
Você não vai querer jogar por água abaixo todo o trabalho realizado até o momento, correto?
Por isso, garanta que a organização criada esteja sendo cumprida e, principalmente, verifique se ela está contribuindo para maior produtividade da empresa e menor perda de tempo.
Auditorias periódicas são boas estratégias, mas fique de olho todos os dias nos detalhes.
Dessa forma, você garante que os procedimentos estão sendo realizados da maneira correta e que todos estão seguindo os planos definidos.
O que é 5S?
Depois de ler o passo a passo de como implantar o 5S, é bom recordar quais são suas etapas e porquê cada uma delas prega para contribuir para um dia a dia sem interrupções e falhas.
Os cinco termos vindos do Japão representam os 5 passos em direção à excelência na gestão empresarial, operacional e de processo.
Senso de Utilização
Senso de Organização
Senso de Limpeza
Senso de Padronização
Senso de Disciplina
Para obter o maior sucesso, a natureza e a implicação de cada “S” precisa ser compreendida por cada funcionário além de praticá-las regularmente.
Gostou do conteúdo e quer saber mais? Então, aproveite para descobrir como usar Métricas Essenciais Para Seu Negócio.
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