Tipos de notas fiscais: o que são e quando emitir?

Conhecer os tipos de notas fiscais é uma parte importante da rotina de um empreendedor. Cada documento fiscal tem um propósito e uma funcionalidade no sistema tributário brasileiro. Saber para o que cada um deles serve e quando deve ser usado contribui para uma boa gestão financeira dentro da empresa.


Neste post vamos apresentar os principais tipos de notas fiscais, quem é responsável pela emissão de cada documento e quando eles devem ser usados pelas companhias. Confira!



Quais são os tipos de notas fiscais?


Emitir notas fiscais é uma prática obrigatória em qualquer empresa que comercializa produtos e serviços. Porém, os tipos de notas fiscais vão variar de acordo com o que o seu negócio faz e o que ele vende.


Cada estado brasileiro tem suas regras a respeito da emissão do documento: alguns lugares ainda aceitam a nota manual, aquela preenchida à mão, enquanto outros aderiram completamente à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).


Inicialmente, a NF-e era obrigatória em empresas que recolhiam o ICMS ou IPI. Depois, o modelo eletrônico passou a valer para os negócios que se enquadram no regime Simples Nacional.



Tipos de notas fiscais: conheça agora!


Não é à toa que existem profissionais que se dedicam exclusivamente ao universo fiscal de uma empresa — os contadores. As regras e nomenclaturas podem parecer confusas para “leigos”, mas a verdade é que os tipos de notas fiscais têm muitas características em comum.


O importante é identificar, principalmente, quais são as diferenças entre elas para não cometer erros na hora da emissão. Para saber quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas, veja de forma simplificada na tabela abaixo:




Tipos de notas fiscais


Emissor de Notas Fiscais


Sabendo o que cada nota fiscal informa e quando ela precisa ser emitida, ajuda a reduzir a possibilidade de erros na gestão de uma empresa. Contar com o auxílio de um ERP, atuando como emissor de notas fiscais, também é uma excelente opção.


Além de facilitar a emissão e controle das notas fiscais, um Sistema Integrado de Gestão Empresarial consegue tornar a rotina mais ágil, incorporando serviços como aquisição de certificado digital e até mesmo conta digital em um só lugar.



Tipos de notas fiscais: detalhes de cada uma


Você já viu, de forma prática, quem deve emitir algumas das principais notas fiscais e quando isso deve ocorrer. Abaixo, conheça detalhes sobre cada uma delas:


NF-e: Nota Fiscal Eletrônica

A NF-e é o modelo mais comum da nota fiscal, utilizada por lojas físicas e e-commerces que vendem produtos atribuídos ao Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).


A emissão da nota fiscal eletrônica é vinculada à Secretaria da Fazenda de cada estado. O documento tem validade jurídica, pois conta com uma assinatura digital emitida pelo estado responsável.


Por ser uma representação gráfica da nota fiscal, a NF-e contém uma chave de acesso que permite consultar as informações da compra, como detalhes do pedido e trânsito da mercadoria.



Nota Fiscal Complementar

A Nota Fiscal Complementar serve para acrescentar dados e valores que não foram registrados no documento fiscal original.


Por exemplo: digamos que você tenha que fazer uma exportação e, durante o câmbio, aconteça um acréscimo no valor da operação constante na nota fiscal. Nesse caso, você pode utilizar a Nota Fiscal Complementar para informar a diferença, desde que referencie a nota fiscal original.



NFS-e: Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

Como o nome já diz, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é voltada especialmente para as empresas que prestam serviços, como uma assistência técnica, hotéis e transportadoras.


Depois de identificar os serviços, o documento fiscal transmite os dados para a prefeitura do município onde a empresa está registrada. Para evitar erros de preenchimento, verifique as exigências do seu estado.


Vale lembrar que mesmo uma prestadora de serviços não está isenta da emissão da nota fiscal. Se uma assistência técnica precisar comprar peças e acessórios, por exemplo, será necessário registrar a transação em uma NF-e.



NFC-e: Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor

A Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e) é destinada ao consumidor final. Esse documento eletrônico veio para substituir os cupons fiscais e a nota fiscal modelo 2. Geralmente, esse tipo de nota fiscal é emitido em farmácias, restaurantes, lojas varejistas e outros negócios de pequeno e médio porte.


O grande diferencial da Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e) é a emissão sem o uso do papel. Além disso, o documento é transmitido diretamente para a Secretaria da Fazenda – isso facilita e agiliza a fiscalização do Fisco.



CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) tem como função registrar as operações de transporte de cargas realizadas no Brasil, sejam elas feitas na modalidade rodoviária, aérea, ferroviária, aquaviário ou dutoviária.


Esse tipo de nota fiscal eletrônica tem como objetivo facilitar a fiscalização em postos fiscais de fronteira, minimizando erros de escrituração e favorecendo a gestão da empresa transportadora.



CF-e: Cupom Fiscal Eletrônico

É apenas uma variação da Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor em São Paulo. Uma das vantagens é que, por ser emitido com o uso de um software próprio, o SAT (Sistema Autenticador e Transmissor), o Cupom Fiscal Eletrônico não exige conexão constante com a internet.



MF-e: Módulo Fiscal Eletrônico

De forma resumida, é o CF-e do estado do Ceará. O Módulo Fiscal Eletrônico funciona de forma semelhante ao SAT. O equipamento conta com bateria interna, GPS e comunicação GPRS com a Sefaz.



MDF-e: Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos

O Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico, ou MDF-e, também é voltado para as empresas que prestam serviço de transporte de cargas. Essa versão eletrônica substitui documentos que antes precisavam ser impressos, como o Manifesto de Carga Modelo 25 e a CL-e (Capa de Lote eletrônica).


A emissão do MDF-e é obrigatória para empresas que usam veículos próprios e também para quem trabalha com frotas contratadas, como transportadores autônomos. A principal vantagem do Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico é a desburocratização do transporte de cargas.



NFA-e: Nota Fiscal Avulsa

A principal característica dessa nota é que ela é emitida de forma individual por empresas que não têm a obrigação de gerar uma NF-e.


Ela também é conhecida como “nota do MEI”, justamente porque os microempreendedores individuais formam um dos maiores grupos que não precisam emitir a Nota Fiscal Eletrônica.


A NFA-e pode ser emitida pelo site da Secretaria de Fazenda do Estado (Sefaz).



Nota Fiscal de Remessa

Esse tipo de nota fiscal é gerada quando há conserto, doações, demonstrações ou no caso de terceirização de armazém. A Nota Fiscal de Remessa existe para quando não existe uma venda, mas sim um acompanhamento.


Ou seja, estamos falando de um produto em que já existia uma operação fiscal. Com a Nota de Remessa não é necessário pagar imposto mais de uma vez por uma mesma mercadoria.



Nota Fiscal de Exportação

A Nota Fiscal de Exportação é aquela que é emitida para clientes que estão fora do Brasil. As informações exigidas são as mesmas de uma nota comum, com alguns itens a mais. É necessário informar local de embarque ou transposição de fronteira, além do endereço do consumidor final.



DANFE

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento que possui as principais informações da NF-e e pode ser tanto impresso, quanto digital.




Como reduzir erros na emissão de nota fiscal


É importante para o empreendedor saber que todas as informações que são geradas por uma nota fiscal eletrônica são enviadas diretamente para os órgãos fiscais responsáveis. As transações das atividades profissionais, seja em comércio ou prestação de serviços, vai gerar uma NF-e integrada em arquivo formato XML.


Esse tipo de registro digital precisa ficar com a empresa por até 5 anos e só pode ser feito através de um sistema específico para ser visualizado.


Sistemas de gestão ERP modernos facilitam todo o processo pois baixam os arquivos automaticamente em XML, direto do SEFAZ.


Outras vantagens dessa automação são:

  • Maior segurança;

  • Agilidade na emissão da nota fiscal;

  • Facilidade em todo processo;

  • Organização de estoque.

  • Quer saber como emitir notas fiscais pelo ERP?

  • Agora que você já conhece os principais tipos de notas fiscais e quando é necessário emiti-las, dê o próximo passo na escolha de um sistema de gestão ERP completo para automatizar os processos.

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