Uma empresa busca sempre melhorar os resultados financeiros, ainda mais em época de crise. Se os gastos diminuem, ainda que o faturamento se mantenha, o lucro aumentará. Contudo, é preciso fazer isso com muita atenção e estratégia. Decisões aleatórias, como cortes de pessoal e diminuição na qualidade do produto, podem até reduzir custos, assim como pressionar fornecedores nas condições de pagamento e margem, mas elas provavelmente impactam também a entrega de valor ao cliente, e de maneira negativa, resultando em queda do faturamento.
Micro e pequenas empresas devem identificar e eliminar gastos desnecessários para diminuir os custos. Esses aspectos tornam a empresa mais “enxuta”, eficaz e competitiva, além de entregar mais valor ao cliente. Desperdícios geram custos e tomam tempo, além de não agregarem valor ao que está sendo produzido. Para que os desperdícios sejam efetivamente eliminados ou reduzidos, é preciso identificá-los, mensurá-los, determinar um bom “Plano de Ação” para sua redução ou eliminação e designar um responsável por implementar o plano. Diminuir gastos parece complicado, mas há como facilitar esse processo.
Confira as sete dicas:
1. Elimine defeitos na produção
Produtos, serviços e informações com defeitos geram mais custos para a empresa devido ao retrabalho. Afinal, serão exigidos mais tempo de profissionais, mais tempo de equipamentos e programação da produção, mais materiais e insumos, além da necessidade de gestão dos produtos descartados. Em um hospital, por exemplo, trata-se de resultados de exames falhos ou incompletos ou a ministração de medicamentos de forma errônea ou fora dos períodos determinados. Na oficina mecânica, é o caso de automóveis entregues aos clientes com serviços falhos ou não realizados. Isso pode ser causado por processos deficientes, baixa qualidade dos ingredientes e materiais ou baixa qualificação dos profissionais. Por isso, defina procedimentos para a operação de cada equipamento, padronize algumas atividades e busque sempre a melhoria contínua dos processos.
2. Produza só o necessário, quando for preciso, sem exagero
A superprodução pode ser a pior forma de desperdício, pois contribui diretamente para que as demais formas ocorram. O fato de uma empresa produzir mais do que consegue vender é considerado desperdício, pois tempo e recursos (materiais, insumos, equipamentos e pessoal) estão sendo alocados muito previamente ao necessário, gerando estoques excessivos, que implicam mobilização de ativos. O problema pode ser causado por capacidade excessiva de equipamentos ou de pessoal, falta de padrão dos produtos e até política da empresa de incentivo por metas de produção. Assim, planeje a produção conforme a demanda real, não para o estoque.
3. Mantenha o estoque no menor nível possível
Quando se compra demais (além da capacidade de produção ou venda), ou se produz demais (além da capacidade de venda), os produtos se acumulam e formam estoques excessivos, que podem, eventualmente, ser perdidos por validade, armazenamento inadequado ou qualquer outro motivo. Além de implicar aumento de custos, o estoque demasiado exige maior espaço de armazenamento e esforço de gestão. Estoque excessivo significa dinheiro parado! Por isso, planeje cuidadosamente as compras e a produção, de maneira que elas aconteçam com eficiência e conforme a demanda. Também tenha estatísticas confiáveis de vendas e controle de estoque, a fim de ajustá-las.
4. Evite a espera desnecessária
O tempo que as pessoas ou os equipamentos ficam desnecessariamente ociosos ou são obrigados a esperar pela próxima ação é considerado desperdício - essa improdutividade impacta negativamente os custos da empresa e deve ser evitada. O fluxo contínuo em um processo minimiza consideravelmente a espera. É a espera dos profissionais por ferramentas ou equipamentos para poder trabalhar, por exemplo, ou equipe da cozinha de um restaurante aguardando o pedido chegar, que demora pelas interrupções no trajeto do garçom. Planeje os processos para acontecerem em um fluxo contínuo.
5. Faça o transporte adequado de insumos
Se equipamentos, insumos, materiais ou qualquer outro recurso é movimentado de um local para outro, desnecessariamente ou de maneira ineficiente, cria-se o desperdício de transporte. A situação pode ser piorada, considerando que no transporte pode haver perdas e danos. Nada disso entrega valor ao serviço que está sendo prestado ao cliente. Pode ser, por exemplo, o envio de insumos, materiais ou informações para o local errado ou em momento equivocado. Isso pode ser causado por, entre outros motivos, fornecedores distantes ou trajetos e processos ineficientes.
6. Organize o ambiente de trabalho
O desperdício de movimentação atrasa o trabalho e interrompe o fluxo de atividades. Além de implicar, muitas vezes, em mais custos, resultam também em baixa eficiência e desempenho enfraquecido dos profissionais. São movimentos corporais desnecessários - como flexionar, elevar ou abaixar para alcançar insumos ou ferramentas - causados, muitas vezes, por desorganização no ambiente de trabalho. Em um restaurante, por exemplo, o deslocamento excessivo dos profissionais da cozinha para executar suas atividades durante a preparação dos alimentos, quando os ingredientes, equipamentos e os utensílios estão afastados uns dos outros. Mantenha o ambiente de trabalho sempre limpo e organizado, apenas com os materiais e os equipamentos necessários para o processo.
7. Acabe com desperdícios de processamento
Os procedimentos adicionais devem agregar valor ao que se entregará ao cliente, caso contrário, devem ser dispensados. Entregue mais valor ao cliente, mas sem desperdícios no processamento, ou seja, aqueles resultantes de processos que não agregam valor. Como o caso de serviços prestados além do solicitado e aprovado pelo cliente, com a geração de custos. É preciso identificar as atividades que afetam negativamente a produtividade e o custo de produção e eliminar o impacto dessas atividades.