Os sistemas de gestão podem organizar todas as tarefas que devem ser executadas por você e por todas as pessoas que trabalham na sua empresa. Por essa razão, ele é visto como um otimizador de processos e de tempo de trabalho.
No cenário dos pequenos negócios, é muito comum que diversas tarefas operacionais sejam feitas por um número enxuto de funcionários.
Com isso, resta pouco tempo disponível para desenvolver estratégias que tragam maiores resultados para o negócio, a não ser que a empresa conte com um sistema de gestão.
Para que você entenda como esse tipo de sistema funciona, quais são as suas vantagens e também o que deve ser levado em consideração ao escolher um, leia este post até o fim!
O que é um sistema de gestão?
Um sistema de gestão empresarial é um programa voltado para gerir todas as tarefas executadas dentro de uma empresa. Como ele automatiza todos os processos operacionais, é uma ferramenta essencial para pequenos negócios.
Assim, tanto você quanto a sua equipe podem se dedicar mais às estratégias que visem a aumentar as vendas do negócio. Uma vez que o sistema de gestão centraliza todas as informações da sua empresa, você passa a ter uma visão mais ampla de tudo o que acontece. Isso facilita bastante a tomada de decisões.
Quais são os tipos de sistema de gestão?
ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning, cujo significado é Planejamento de Recursos da Empresa. Portanto, ele é um programa que tem a função de controlar e acompanhar os recursos financeiros do seu negócio, assim como a parte fiscal.
Assim, o ERP se encarrega do gerenciamento de informações como: faturamento e compras, tarefas administrativas, dados dos colaboradores, recebimento de receitas, pagamento de despesas e tributos aplicados nos processos envolvidos. Ele ajuda inclusive na otimização das vendas.
Algumas empresas têm o costume de listar os seus contatos em planilhas de Excel ou, até mesmo, em arquivos de papel.
Isso dificulta o acompanhamento para que essas pessoas virem clientes de fato.
Quando o sistema de gestão é necessário?
A partir do momento em que uma empresa, mesmo sendo pequena, passa a ter funcionários exercendo variadas atividades ligadas a cada setor do negócio (financeiro, marketing, vendas, atendimento etc.), essa é a hora de implantar um sistema de gestão para simplificar e automatizar os processos mais burocráticos e menos estratégicos.
Dessa forma, problemas que envolvam qualquer um desses setores podem ser resolvidos ou evitados, visto que o sistema faz com que todas as tarefas fiquem unificadas em um só canal, melhorando a performance do trabalho.
Sem um software de gestão, você e a sua equipe acabam correndo o risco de entrar em um fluxo de retrabalho, isto é, ter mais de uma pessoa executando a mesma tarefa. Esse fato causa um mau aproveitamento do seu capital humano.
Quais são as vantagens de um sistema de gestão?
Reunimos aqui os 4 principais benefícios na hora de contratar um sistema de gestão.
1. Economia de recursos
Como o sistema é capaz de integrar todos os processos do seu negócio, isso envolve menos esforço por parte de você e dos seus colaboradores na execução das atividades.
Além disso, a solução faz com que você economize recursos, sobretudo na contratação de novos funcionários, uma vez que a sua equipe atual conseguirá realizar com eficiência as tarefas que já têm.
Desse modo, é possível focar nas ações que podem aumentar a lucratividade do negócio.
2. Redução de falhas nos processos
Ao integrar as ações da sua empresa com o sistema de gestão, você consegue reduzir as chances de falhas nos processos. Afinal, o software faz com que você otimize o tempo de trabalho da equipe.
Também é possível prever pontos de melhoria no negócio, pois a unificação das tarefas atribuídas ao sistema ajudam o gestor a tomar as melhores decisões nos processos que acontecem no ambiente de trabalho.
3. Padronização de processos
Ao ter um sistema de gestão, um dos primeiros passos é padronizar os processos para que correspondam ao escopo de trabalho do negócio. Assim, o trabalho se torna mais consistente, sobretudo em empresas que se encontram em status de escalabilidade.
4. Mais dados sobre o negócio
Alguns empresários têm dificuldades para saber em qual nível o empreendimento se encontra. Isso faz com que eles tomem decisões embasadas em “achismos”, por não terem acesso a dados claros e confiáveis.
Logo, a principal função do sistema de gestão é permitir o acompanhamento de todas as ações da empresa sob um único viés, gerando relatórios necessários para analisar o quadro atual da empresa e conduzi-la pelo caminho certo.