A sigla ERP significa “Enterprise Resource Planning”, ou sistema de gestão integrado. Essa tecnologia auxilia o gestor da empresa a melhorar os processos internos e integrar as atividades de diferentes setores, como vendas, finanças, estoque e recursos humanos.
A partir da centralização das informações em uma única plataforma, o fluxo de dados corporativos se torna mais fluido e é compartilhado com facilidade. Ao mesmo tempo, essas soluções eliminam a duplicidade de informações.
Com isso, a solução se mantém como uma base única e íntegra. O resultado é o acesso a insights valiosos, que contribuem para uma tomada de decisão acertada.
História
O desenvolvimento do sistema ERP começou há mais de 100 anos. O engenheiro Ford Whitman Harris criou um modelo EOQ (Economic Order Quantity) para programar a produção. Ele foi utilizado por décadas até que a fabricante de ferramentas Black & Decker adotou outra solução para planejar as necessidades de materiais.
O novo método ficou conhecido como MRP (Material Requirements Planning). Na prática, alguns conceitos do EOQ foram utilizados e integrados a um computador. Essa ferramenta foi usada por muitos anos até ser desenvolvida uma nova metodologia em 1983, a MRP II (Manufacturing Resource Planning).
Nessa evolução, foram adotados módulos diferenciados e componentes da arquitetura de software para integrar as atividades da companhia relacionadas às compras e ao gerenciamento de contratos. A MRP II também permitiu a integração de dados e o compartilhamento de informações entre os diversos departamentos da companhia, a fim de melhorar a produção e reduzir os desperdícios.
A tecnologia evoluiu nas décadas de 1970 e 1980, e a MRP II também. Seus conceitos foram empregados em diferentes atividades empresariais. Tanto que a nova ferramenta passou a incorporar os setores de finanças, RH e vendas. Em 1990, esse sistema foi denominado ERP.
É importante compreender que as soluções tecnológicas estão em constante evolução para oferecer cada vez mais funcionalidades e benefícios aos negócios. Sendo assim, a ferramenta tende a passar por atualizações frequentes, com o objetivo de acompanhar as mudanças do mercado.
Como o ERP atua nas empresas?
Agora que você já sabe o que é ERP e a sua história de desenvolvimento, é importante conhecer como ele pode ser aplicado à rotina empresarial. Em um primeiro momento, o sistema ajuda o gestor a administrar as contas a pagar e a receber, monitorar as vendas e acompanhar os pedidos de compras.
A ferramenta também contribui para a gestão de pessoas, por meio da oferta de informações sobre a produtividade da equipe, por exemplo. Dessa maneira, o sistema ERP facilita o gerenciamento das informações de diversos setores da organização.
Essa característica aumenta o controle e o acompanhamento dos processos. Afinal, se cada departamento utilizar um software diferente, podem ser gerados erros nas informações que comprometem a capacidade produtiva.
Por sua vez, a integração dos dados aumenta a eficiência da gestão e dá rapidez aos procedimentos. A comunicação entre as equipes também passa a ser mais efetiva e os problemas podem ser resolvidos com agilidade. A consequência são menos impasses com clientes ou fornecedores.
Quer entender como esse processo funciona na prática?
Por exemplo: o ERP identifica que uma matéria-prima foi encaminhada ao setor de produção. De maneira automática, esse item é retirado do estoque e as informações do setor de compras são atualizadas. Desse modo, há mais facilidade para controlar a necessidade de aquisição de materiais.
Além disso, o sistema pode auxiliar os departamentos de RH e finanças. Por exemplo: o gestor de recursos humanos lança os dados dos colaboradores, enquanto o financeiro insere as informações de pagamentos. Nesse processo, a solução faz o controle de todo o ciclo para evitar erros nos valores repassados.
Por fim, o setor de marketing também pode utilizar o software de gestão. Ao perceber que um produto apresenta queda nas vendas, você pode realizar uma campanha específica para mudar a situação e evitar um prejuízo. Ainda existem outras funcionalidades oferecidas pelo ERP, entre elas:
simplificação de processos operacionais;
união de inteligência e qualidade para as informações;
controle de estoque e de custos;
gestão integrada dos dados;
controle e cumprimento dos prazos;
aumento da produtividade.
Desse modo, fica claro que todos os setores são beneficiados. No entanto, saber o que é o ERP é apenas o primeiro passo. Mais que as aplicabilidades já destacadas, essa solução também fornece mais transparência às ações executadas.
Qual é a relação entre o sistema ERP e a segurança de dados?
Uma empresa só terá um crescimento exponencial e sólido se contar com um bom software de gestão. Além de contribuir com as atividades operacionais, essa solução também fornece subsídios à segurança das informações — aspecto básico para manter um bom relacionamento com os clientes, conquistar competitividade e evitar prejuízos à reputação.
Para ter uma ideia, esse assunto é tão importante que os gastos com inteligência artificial e machine learning, voltados para a segurança da informação, já ultrapassam a casa dos milhões de dólares. Como isso acontece? A resposta é simples! A maioria dos modelos atuais de ERP trabalham em nuvem.
Esse ambiente online é mais seguro porque conta com diversos mecanismos de proteção. Essas camadas de segurança evitam a perda dos dados e também aceleram a recuperação das informações, caso algum imprevisto aconteça. Para entender melhor, veja algumas das ferramentas utilizadas para essa finalidade.
Criptografia
Essa opção nem sempre é adotada, mas é uma medida de segurança extra, principalmente se contar com recursos avançados. A ideia é tornar as informações inacessíveis para qualquer pessoa não autorizada. Esse processo é feito por meio de protocolos de codificação específicos, que embaralham as informações e as tornam impossíveis de visualizar.
Firewalls
O foco é o monitoramento do tráfego entre o banco de dados do ERP e os setores que o utilizam. Com essa fiscalização do fluxo de informações, os ataques maliciosos são identificados e automaticamente bloqueados. Apesar de não influenciar o funcionamento do sistema, ele interrompe o acesso a determinadas portas, a partir do nível de segurança estabelecido.
Controle do acesso de dados
O acesso restrito das informações oferece a visualização dos dados apenas por colaboradores e gestores credenciados. Esse controle ainda permite saber quem verificou e quando, a fim de reduzir a chance de invasões.
Ainda é possível implantar links dedicados, a depender das demandas e da capacidade da sua empresa. Com esse recurso, você evita o acesso de pessoas não autorizadas aos arquivos compartilhados.
Em suma, saber o que é o ERP e implantá-lo no seu negócio é uma forma de manter os dados corporativos confidenciais. Você aumenta sua proteção devido a todos esses mecanismos. Da mesma forma, evita que o mal uso dos softwares e hardwares gere brechas e vulnerabilidades passíveis de exploração por hackers.
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