Um sistema de gestão tem a função de gerenciar todas as tarefas dentro de uma empresa, por unificar e automatizar todos os processos operacionais é uma ferramenta essencial para os negócios.
Um dos benefícios em se utilizar um sistema de gestão está na economia de recursos, pois uma vez que o sistema escolhido tem a capacidade em integrar todos os processos dentro da empresa, a necessidade em se contratar mais funcionários diminui, pois a equipe atual será capaz de realizar as atividades atuais com mais eficiência.
Além disso, a redução de falhas nos processos realizados é outro benefício encontrado uma vez que as áreas do seu negócio estão integradas, assim, o tempo de trabalho é otimizado e você consegue prever pontos a serem melhorados.
Após adotar um sistema de gestão, você terá dados mais claros sobre seu negócio, dessa forma, as decisões poderão ser tomadas de forma mais consistente e confiável, conseguindo conduzir sua empresa pelo melhor caminho.
Como o sistema de gestão funciona?
O papel do gestor dentro de uma empresa é guiar suas atividades. Cabe a ele gerenciar as informações referentes a projetos e setores, além de alinhar seu desempenho. Essa é uma tarefa complexa, pois exige desenvoltura para que o resultado seja o ganho de produtividade.
É nessa lógica que o Sistema de Gestão Integrada pode ser um diferencial. Como o próprio nome já diz, a função desse tipo de sistema é, basicamente, integrar os processos relacionados à gestão da empresa. Isso significa que ele reúne as informações inseridas por todos os funcionários referentes aos projetos de cada time, criando uma estrutura que dá ao gestor uma visão panorâmica do andamento dos processos, assim como pode detalhar tarefas específicas, conforme solicitado.
Indo além, o sistema busca diagnosticar problemas para, então, identificar as mudanças necessárias na empresa, possibilitando o desenvolvimento de uma estratégia capaz de trazer o crescimento esperado. Podemos citar, por exemplo, possíveis cortes a serem feitos, indicadores e métricas a serem modificados ou implementados e a reorganização de processos.
Quais são os principais benefícios?
Já citamos algumas questões referentes a como o sistema pode trabalhar para colocar a empresa no caminho certo para um funcionamento mais eficaz e que resulte em mais faturamento e crescimento. Entretanto, é possível apontar, de forma mais detalhada, os principais benefícios de sua utilização.
Essas informações ajudarão você a traçar um paralelo quanto ao funcionamento interno de sua empresa e compreender de que forma um sistema de gestão integrada pode ser uma solução eficaz para garantir mais produtividade e organização em seus processos.
Segurança da informação
Pense do ponto de vista estratégico: quando o gestor precisa tomar uma decisão importante em relação ao seu empreendimento, o ideal é que tenha em mãos as informações precisas para escolher o caminho certo. É a boa informação que permite a ele analisar adequadamente os processos e, dessa forma, tomar decisões qualificadas.
Para tanto, um sistema de gestão integrada é a ferramenta capaz de reunir informações relevantes e gerar agilidade nesse processo, criando boas oportunidades para a gestão e, consequentemente, para a companhia.
Centralização de dados
A centralização, outro diferencial que o uso do SGI oferece, garante o armazenamento de dados em um único lugar. Isso permite que o acesso a eles, seu controle e o compartilhamento sejam simplificados. Dessa forma, a companhia tem como sofisticar seus procedimentos, eliminando boa parte da burocracia que faz com que a gestão perca tempo. Essa maior organização gera frutos para a gestão, pois dá a ela condições para organizar as atividades da companhia com maior qualidade.
Economia de tempo e dinheiro
Um dos fatores que mostram claramente de que forma uma empresa tem conquistado avanços em seu funcionamento interno é a questão de tempo e dinheiro. É fácil compreender como isso é benéfico para qualquer negócio, mas nem sempre é uma conquista simples de alcançar.
Um sistema de gestão integrada é alimentado constantemente por todos os times com as informações referentes a seus processos. Isso possibilita a conscientização dos funcionários quanto ao trabalho de outras equipes, facilitando as relações entre elas e simplificando processos.
Além disso, permite que os processos sejam padronizados, tornando-os mais eficazes e aumentando a qualidade final do produto ou serviço. Isso impacta de forma positiva na quantidade necessária de tempo para realização das tarefas e, consequentemente, no custo de cada processo.
Otimização da logística
Uma das áreas que têm muito a ganhar com a integração de informações da empresa é a logística, principalmente em relação ao funcionamento do estoque. Com uma visibilidade melhor dos projetos em andamento e os previstos para o futuro, o estoque pode ser ajustado para que itens não estejam em falta e, também, não haja excesso de itens armazenados por um tempo longo demais.
Mais facilidade nas tomadas de decisão
Com a padronização de processos, descrição clara de cada atividade e um planejamento que inclua prazos e objetivos, a tomada de decisões em cada equipe se torna mais natural e eficaz. Isso se deve à maior integração entre as metas gerais e individuais de cada time, que servem para garantir decisões mais assertivas em cada um deles, beneficiando a todos.
Unificação de interfaces de gestão
Este é um fator que impacta diretamente no trabalho do gestor. Com a integração realizada em um único sistema, a articulação de informações se torna mais fácil de acessar. Isso possibilita uma visão mais ampla do funcionamento de toda a empresa e otimiza as ações do responsável pelas grandes decisões, garantindo maior controle sobre a toda a operação.
Fortalecimento da marca
Somado aos fatores citados acima, outros benefícios promovem o fortalecimento da marca da empresa. Podemos citar a redução de custos com informática, o foco nas atividades principais, oportunidade para redução de gastos com energia, satisfação dos clientes, aumento da competitividade, entre outros.
Ganho de produtividade
O SGI funciona como uma plataforma que combina variadas práticas e processos dentro de uma organização. Consequentemente, ele gera informações úteis para a gestão implementar políticas e agir na busca por objetivos com maior eficiência. Podendo monitorar e controlar os resultados, o gestor tem como criar meios para aumentar a produtividade. Esse acompanhamento facilita o trabalho por metas e a avaliação de desempenho da equipe.
Agilidade nos processos
Justamente por conta dessa sistematização é que os processos tendem a acontecer de maneira mais ágil. Ao permitir que o gestor acompanhe as atividades de todos os setores da empresa, o sistema de gestão integrada oferece à empresa maior transparência e qualidade no ambiente interno.
Assim, mesmo os erros mais insignificantes podem chamar a atenção dos responsáveis, que passarão a ter como atuar na sua resolução, evitando o acúmulo de pequenas práticas que comprometem a produtividade e gerando maior agilidade nos processos, algo fundamental para que a empresa tenha como se posicionar bem no mercado em que atua.
Qual a importância de fazer a escolha certa?
De uma maneira geral, com um software de gestão qualificado você pode impulsionar os resultados do seu negócio. Assim, é preciso saber como escolher adequadamente o recurso para a realidade da sua empresa. O ideal é que a escolha leve em consideração elementos como a reputação que o sistema tem no mercado e suas funcionalidades.
Isso pode ser simplificado quando você avalia o impacto que as diferentes soluções têm trazido para seus clientes ao longo dos anos.
Sistemas que permitem aos gestores sofisticar sua atuação profissional e, assim, gerar resultados claros no empreendimento precisam estar no topo da sua lista de preferências. Afinal de contas, serão esses os resultados que poderão tornar a sua gestão mais qualificada.
É preciso avaliar também as funcionalidades dos sistemas, tendo em mente que o mercado disponibiliza diferentes tipos de ferramentas que podem ou não ter a ver com a realidade da sua empresa. Nesse caso, fique atento às principais demandas do seu negócio, pois será em função delas que o investimento poderá ou não fazer sentido.