Gerir uma empresa ou um setor de uma organização é uma tarefa muito complicada. Todos os dias, é necessário ter conhecimento de inúmeras informações que serão utilizadas como suporte para a tomada de decisões estratégicas, que podem definir o futuro dos negócios. Gerir e tomar decisão sem informação é aceitar que o “risco” seja o seu maior sócio no negócio. Felizmente, a tecnologia está aí para facilitar a vida dos gestores e criar soluções úteis, tendo como um dos exemplos de solução os dashboards.
O que é dashboard?
Muitos gestores precisavam analisar dezenas de relatórios e planilhas cheias de números para tomar as decisões necessárias para o andamento dos negócios. O lado positivo é que alguns gestores se utilizam, ao menos, dessa prática, mesmo que essa tome muito tempo, podendo levar a erros constantes devido à quantidade de informações e à forma como elas estão dispostas. De forma muito mais objetiva, o Dashboard qualifica de forma extrema a disposição das informações para que esse processo seja ágil e muito mais assertivo.
Trata-se de um painel de informações estratégicas que ficam disponíveis 24 horas por dia para os gestores. O dashboard realiza o monitoramento de todos os negócios da empresa em tempo real e disponibiliza essas informações em uma única tela, em um formato simples, bem distribuído e intuitivo.
Imagine o painel do seu carro: tudo o que você precisa saber para dirigir o veículo está disponível lá, não é mesmo? Essa é a filosofia do dashboard. Ele disponibiliza as informações que o gestor necessita para fazer com que a empresa funcione bem.
Quais as principais funções do dashboard?
Os dashboards podem ser construídos para fornecer informações sobre toda a empresa ou sobre uma das áreas da organização. Um setor que precisa administrar vários sistemas ao mesmo tempo, por exemplo, pode ter um dashboard exclusivo. É o caso das áreas de TI, que precisam cuidar para que tudo esteja 100% funcionando a fim de que a organização realize negócios.
Os painéis devem ser construídos de acordo com a demanda de cada empresa. Os dashboards têm a vantagem da versatilidade, pois podem disponibilizar qualquer tipo de informação, em formato de gráficos, números, escalas, utilizando cores e elementos que ajudem na interpretação dos dados e na tomada de decisão.
O dashboard pode ser construído para ser visualizado por meio de uma tela de computador. Mas, dependendo da sua necessidade e da quantidade de pessoas que devem ter acesso às informações, é possível instalar uma tela grande que possa ser vista por todos.
Uma loja de roupas, por exemplo, pode construir um dashboard que mostre o número de vendas em tempo real. Isso vai permitir que os gestores acompanhem as vendagens em dias de promoção, ou em épocas específicas, para saberem o que funciona e o que não funciona junto aos seus clientes. Mas este é apenas um exemplo de dashboard, existem outras milhares de utilizações possíveis.
Citamos o exemplo de dashboards em telas maiores, pois existe um processo de adaptação a esse modelo de gestão, sendo importante que o grupo se utilize de um mesmo canal de consulta num primeiro momento para que possam fomentar críticas e soluções em conjunto, no caso de ser opção uma gestão compartilhada. Porém, com advento de possibilidades tecnológicas que se utilizam de premissas para mobilidade, o uso de smartphones está cada vez maior para monitoramento de informações por intermédio do dashboard de gestão.
Como construir um bom dashboard?
Como já foi dito, o dashboard pode e deve ser personalizado de acordo com a demanda de cada empresa ou área. Mas existem algumas dicas que podem ajudá-lo a construir o seu painel de modo que ele forneça uma boa leitura dos dados disponibilizados.
Uma dica geral é: todos os elementos devem ser usados a favor da informação disponibilizada. Qualquer coisa em excesso deve ser eliminada. Vamos às dicas:
Não utilize muitas cores
As cores ajudam a separar assuntos e também a dar a urgência necessária a decisões específicas. Abusar das cores vai fazer com que seu dashboard fique cansativo ou confuso e você acabe deixando ele de lado, o que não é o objetivo do painel.
Cuidado com os efeitos
Efeitos demais, principalmente aqueles que utilizam sons, devem ser evitados. Programe seu painel para emitir sinais de alerta, mas que sejam discretos na medida, principalmente se seu dashboard estiver disponível em um ambiente com muitos funcionários.
Evite usar muitas imagens
A utilização de imagens pode ser bem-vinda, principalmente para a questão estética, mas cuidado com os excessos. Imagens demais podem tornar o visual do seu dashboard pobre, confuso e desorganizado.
Um bom exemplo de utilização de imagens é a adoção de símbolos simples. Além de divertidos, eles auxiliam na informação, pois mostram se a situação da empresa ou daquele negócio específico é boa, ruim ou neutra.
Escolha os gráficos mais adequados
Existem inúmeras representações gráficas disponíveis, mas você deve escolher aquele que lhe dá a melhor leitura da informação. Um gráfico em formato de pizza, por exemplo, pode ser muito bom para demonstrar dados de preferência sobre determinado produto, mas não para índices de venda.
Opte por evidenciar os dados mais relevantes
Não adianta encher seu dashboard de informações se você não vai utilizar nem metade delas. O painel deve ser composto com aqueles números que são realmente relevantes para evidenciar a situação da empresa ou setor e influenciar na tomada de decisões.
Particularmente, entendo que qualquer ideia de dashboard deve ser fomentada previamente por um Business Plan da empresa ou da área em questão. O BP de cada área deve ser pautado por um Diagnóstico objetivo sobre os principais pontos que alavancam os resultados desejados, sendo eles corretivos ou impulsionadores de crescimento do negócio.
Mantenha-o em uma única página
Uma das grandes vantagens do Dashboard em relação a uma planilha ou a um relatório é a possibilidade de disponibilizar todas as informações em uma única tela. Por isso não adianta você construir um painel que ocupe mais do que uma página, pois isso vai complicar as possibilidades de análise.
Antigamente utilizávamos a expressão “One Page Report” para aquele relatório diário que alguém necessitava fechar para a gestão ter acompanhamento diário. O conceito se mantém, porém com muito mais agilidade e objetividade.
Como o dashboard contribui para a transparência nas negociações?
Um aspecto importante dos dashboards é a possibilidade de transparência nas informações organizacionais. A falta de informação é um dos principais fatores de desmotivação das equipes de trabalho, que sentem que estão trabalhando sem saber a real condição da organização.
Destacamos, principalmente, empresas que possuem práticas de Participação nos Lucros com seus funcionários. Muitos gestores acreditam que, para empresas que possuem essas práticas, as informações podem desmotivar funcionários quando as metas não estão sendo atendidas. Nesse caso, importante saber que não é culpa da informação, mas sim outros fatores que o próprio dashboard poderia estar sendo utilizado para ajudar equipe a identificar principais causas e retomar ações orientadas para a melhoria do indicador.
O mesmo vale para clientes: alguns ramos de negócio precisam disponibilizar informações para os próprios clientes, como as corretoras de valores, por exemplo. Um dashboard personalizado para investidores dá credibilidade e certamente atrai novos clientes.
Podemos então concluir que os dashboards são uma verdadeira revolução na gestão de empresas e setores. Eles contribuem muito para a tomada de decisões estratégicas e tornam a empresa mais ágil e eficiente em seus negócios. Agora que você já sabe o que é dashboard, o que está esperando para montar o seu?
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