Existem dois tipos de sistemas de gestão, sendo eles, ERP e CRM. O ERP tem a função de gerenciar e integrar todos os setores da empresa, ajudando na otimização de vendas. Já o CRM, permite a gestão dos contatos da empresa, realizando um acompanhamento desse relacionamento a fim de fidelizar possíveis clientes.
Ao escolher um sistema de gestão, alguns pontos são fundamentais, como: análise da funcionalidade do software, custo-benefício e a segurança das informações.
O sistema escolhido precisa ser prático e de fácil manuseio, para que todos os membros da equipe consigam se adaptar bem à mudança.
Outro ponto importante é o custo benefício, pois uma vez que implantar um sistema de gestão requer certo investimento, é necessário pensar nos benefícios que isso trará para sua empresa em curto, médio e longo prazo.
É necessário, também, priorizar a segurança das informações, pois são dados importantes para o seu negócio. É indispensável que os arquivos sejam criptografados a fim de garantir a confidencialidade total das informações inseridas.
Por fim, ao procurar por esses pontos na busca do sistema de gestão ideal, você conseguirá tomar a decisão que melhor atenda ao dia-a-dia da sua empresa.
Qual a importância de contar com esse tipo de solução?
No mercado atual, dinâmico e altamente competitivo, a importância de investir em um sistema de gestão empresarial está associada com as muitas vantagens que ele apresenta, tais como:
eliminar a necessidade de execução manual de tarefas, diminuindo erros humanos, reduzindo o tempo para sua realização e aumentando a produtividade da equipe;
integrar e organizar os processos de toda a empresa, de forma a assegurar a continuidade e a agilidade deles;
automatizar cálculos e outras atividades pré-condicionáveis;
diminuir riscos financeiros, contábeis e fiscais, como fraudes ou perda de prazos e de dados;
proteger as informações, bem como, estruturá-las e consolidá-las para facilitar a tomada de decisão;
reduzir custos com o aumento da eficiência corporativa que a otimização dos processos gera, elevando os lucros;
resolver as dificuldades de compatibilização que a necessidade de utilizar diversas tecnologias apresenta, integrando-as.
Como escolher um sistema de gestão empresarial?
Um sistema de gestão empresarial pode representar um diferencial competitivo, tornando o negócio mais eficiente e, portanto, gerando vantagem frente à concorrência. Por isso, a escolha de qual software usar, igualmente, apresenta influência nesse resultado. Veja 6 dicas que vão ajudar com essa decisão!
1. Entenda o que sua empresa precisa
Até negócios que atuam no mesmo ramo têm diferentes processos internos. Com isso somado à gama de sistemas disponíveis no mercado, que apresentam configurações diferentes para cada atividade, é fundamental entender o que sua empresa realmente precisa, a fim de escolher o que melhor se adapta a ela. Para isso, é necessário mapear as tarefas, definir prioridades e entender as limitações.
2. Prefira um sistema de gestão em nuvem
A computação em nuvem é uma solução que permite reduzir custos e dar escalabilidade ao negócio, sem precisar investir em infraestrutura, diminuindo os custos fixos. Além dessas vantagens, sistemas de gestão nesse formato, que podem ser acessados remotamente, são uma alternativa mais prática e igualmente segura aos programas que precisam ser instalados em cada máquina ou em um servidor central.
3. Conheça as opções no mercado
Após definidas as necessidades de sua empresa, é importante conhecer e analisar as opções disponíveis no mercado. Assim, pode-se entender qual delas se encaixa melhor no dia a dia do seu negócio, facilitando a implementação e o uso da ferramenta.
Nessa etapa, também é importante verificar se os sistemas atendem à legislação a qual o empreendimento está sujeito. Quer seja no âmbito fiscal, quer seja no que se refere à proteção de dados e outras normativas pertinentes, isso deve ser considerado, pois vai evitar problemas judiciais cuja origem seja a solução selecionada.
4. Verifique a oferta de suporte
Para aproveitar todos os benefícios de um sistema de gestão empresarial, receber treinamento, orientações e respostas às dúvidas é fundamental, de tal maneira que evite erros e retrabalhos.
No período de implementação e no decorrer do uso, podem surgir situações inesperadas, que a equipe não saberá resolver sozinha. Em todos os casos, o suporte precisa estar disponível para ajudar.
5. Leve em conta a facilidade de uso
Quando se trata de tecnologia, a facilidade em trabalhar com o software, plataforma ou aplicativo é uma característica preponderante para que os usuários tirem o máximo proveito dela. Por isso, opções intuitivas e que exijam menos ações para concluir uma tarefa são as ideais.
Nesse sentido, alguns pontos facilitam a execução de um processo. Aspectos como a atualização em tempo real e a automatização de funções podem contribuir para tornar um sistema de gestão empresarial mais amigável.
6. Opte por softwares com capacidade de integração
Esse último ponto até poderia ser citado quando tratei da facilidade de uso, mas merece um tópico próprio, uma vez que é uma questão que está recebendo mais destaque no momento, com o aumento das negociações digitais.
A capacidade de integração do sistema de gestão empresarial com outros softwares e plataformas, como marketplaces, e-commerces, soluções de pagamento e ferramentas de TI governamentais, usadas na apuração de tributos ou emissão de notas, deve ser observada.
Tal funcionalidade está relacionada aos objetivos de implementar esse tipo de tecnologia em sua empresa, pois a continuidade do fluxo de informações e ações está entre as vantagens procuradas ao fazer isso.