A automação tributária e fiscal é uma revolução e põe um fim no trabalho repetitivo manual. Entenda como funciona e como se beneficiar com a prática!
A era digital na qual estamos inseridos atualmente se expande cada vez mais, e o futuro da automação tributária se faz cada vez mais presente.
Processos antes todos manuais agora já podem ser realizados por meio de softwares, com total segurança e confiabilidade de execução. Dessa forma, o trabalho manual e repetitivo, com perda de tempo entre uma atualização e outra (fazendo com que a rotina de qualquer colaborador seja estressante e massante), chegou ao fim de seu reinado.
Neste artigo você vai saber como a automação fiscal e tributária pode beneficiar a gestão da sua empresa. Acompanhe a leitura.
― O que é automação fiscal e tributária?
O conceito de automação faz referência ao uso de softwares que se orientam sem a intervenção humana, ou seja, realizando os processos conforme a programação e corrigindo seus próprios dados por meio da inteligência artificial.
Com a automação fiscal e tributária, não é diferente: seu objetivo é possibilitar que as empresas consigam gerenciar melhor a parte fiscal, tudo de forma automática, independentemente do tamanho do negócio.
Esse processo ocorre por meio de softwares e computadores, visando ao preenchimento de notas fiscais e demais procedimentos, como lançamentos, baixas, documentação e registro de atividades, dentre outras facilidades, que, noutros tempos, tomavam muito o tempo.
Para se ter uma ideia mais clara de como funciona, confira duas das muitas características da automação:
Não possui intervenção humana, pois o próprio software realiza os processos para cumprir a sua programação, com parâmetros previamente definidos;
É utilizada para tarefas repetidas e recorrentes, como a parte fiscal da empresa, a gestão de estoque, dentre outras.
As empresas têm buscado na automatização de processos uma saída para reduzir os custos da área fiscal e agilizar todo o processo com o mínimo de erros. Automatizar não é um gasto a mais no orçamento da empresa, mas sim um investimento necessário, se o empreendedor desejar vida longa ao seu negócio.
7 benefícios da automação tributária e fiscal
Automatizar a área tributária garante diversos benefícios à empresa que se utiliza de softwares, plataformas e sistemas modernos integrados às suas rotinas contábeis. Conheça a seguir seus 7 principais benefícios.
1. Otimização de tempo
Com poucos cliques, é possível enviar, conferir, registrar e armazenar as informações fiscais inseridas, tudo de forma organizada.
O software possibilita a identificação e a localização rápida e fácil de documentos, o que também proporciona ganho de tempo para os profissionais da área quando precisam fazer consultas e atualizações.
2. Diminuição de erros
Sem a interferência manual humana, os riscos de erros são reduzidos, assim como o retrabalho em corrigir algum dado fiscal inserido erroneamente.
Com a automação, a precisão e a organização obtidas pela máquina, o processo torna-se mais seguro e satisfatório aos gestores e colaboradores. Com isso, ganha-se total:
agilidade nas tarefas;
melhorias no processo;
antecipação de riscos tributários;
precisão de dados.
3. Analisar e manipular dados
A automação possibilita a emissão de relatórios, permitindo um olhar mais abrangente sobre o negócio, com a coleta de dados.
Isso faz com que as tomadas de decisões também ganhem mais força, já que são baseadas em dados, e não em achismos. Dessa forma, as decisões são assertivas e com resultados mais satisfatórios e seguros, realizados com precisão pela inteligência artificial do computador.
4. Segurança de dados
A automação garante a segurança jurídica de todos os dados inseridos, proporcionando proteção, precisão das informações e total confidencialidade. Essa proteção impede, inclusive, que as informações importantes se percam durante o processo.
5. Organização interna e nos processos
Toda empresa precisa fortemente de uma gestão de processos ágil e facilitadora, e a automação permite isso, impactando, até mesmo, a vida dos colaboradores e dos gestores, já que o uso de um sistema torna mais amena e massante a rotina fiscal desses profissionais.
Além disso, a organização interna facilita em tudo: o planejamento e as tomadas de decisões, a localização das informações e dos documentos fiscais, a comunicação entre os colaboradores e muito mais.
6. Processos simplificados
Com a ajuda da automação, o gestor tem total rapidez para baixar, gerar e enviar os documentos em lote automaticamente. Isso diminui o trabalho manual e o refazimento de tarefas, além da possibilidade de multas.
7. Redução de custos
Ao investir em um software de gestão fiscal, a empresa ganha com a redução de custos. E é um grande benefício, senão o principal, já que a redução é possível, pois o refazimento de tarefas é eliminado, bem como o trabalho de conferência de dados a serem enviados ao fisco.
Como implementar a automação tributária em grandes organizações?
Sem dúvidas, a automação tributária é positiva e traz a imensa possibilidade de ascensão da empresa que a implementa, e saber utilizar a tecnologia com inteligência permite que ela seja uma enorme aliada nas obrigações diárias.
Para que se obtenha êxito com a automação em grandes organizações e seus muitos departamentos, trouxemos algumas dicas para auxiliar nessa decisão. Confira a seguir.
Que tipo de profissional contratar para ajudar nessa missão?
Os profissionais que se adequaram à área fiscal para atuar em uma grande organização são:
― Ciência Contábeis: tenha em mente que, para ser um especialista em gestão tributária, é necessário que o profissional tenha conhecimentos contábeis. Comumente, significa que essa pessoa especialista deve ser formada em Ciências Contábeis, uma das graduações que concede melhor base para a atuação profissional fiscal.
― Administração: o profissional formado nessa graduação também oferece grande embasamento e capacidade para lidar com as análises necessárias do dia a dia tributário e tomadas de decisões.
Por que fazer a automação fiscal?
Uma grande empresa precisa de processos ágeis e facilitadores. A automação fiscal e tributária permite maior agilidade e confiabilidade no processo de gestão fiscal, oferecendo mais tranquilidade aos gestores e seus colaboradores.
Ademais, automatizar o processo traz a possibilidade de operacionalizar de qualquer lugar, sendo muito útil para os momentos em que o gestor ou os seus colaboradores estejam em uma reunião com um cliente, por exemplo.
Não há a necessidade de levar documentos em papéis, basta acessar o sistema pelo celular, notebook ou tablet para conferir as informações e os relatórios que serão tratados na reunião.
Qual é a hora certa de fazer a automação tributária?
Pense em todas as tarefas relacionadas ao pagamento de tributos e reflita sobre a necessidade do acompanhamento das obrigações, dos cálculos de tributos, das emissões de guias de pagamento e, claro, sobre o pagamento delas.
Agora, pense se, no meio desse processo todo, descobre-se um erro que precisa ser ajustado, e bem em cima da hora, para que não ocorram multas. Somam-se mais horas gastas pelo retrabalho. Entretanto, com a automação, todo o processo se torna mais rápido e fluido.
Assim, está na hora de contratar uma automação tributária, se sua empresa passa pelas situações seguintes:
recebe alto volume de notas, em layouts diversos e vários formatos de NFS-e;
sofre com atrasos em lançamento de folha de serviço (ML81N), MIGO e MIRO, e outros acúmulos de tarefas;
o gestor perde horas comparando o XML com os pedidos de compra;
a tarefa de apuração de impostos é sempre caótica e desorganizada;
a insegurança em relação a multas ou descumprimento de prazos é constante na rotina financeira;
frequentes erros de digitação ou notas duplicadas;
frequentes autuações.
Terceirização do serviço contábil
A terceirização do serviço contábil com a tecnologia de sistemas é uma medida altamente estratégica e eficiente para as grandes organizações que desejam obter uma contabilidade empresarial de qualidade, que contribua com o crescimento da empresa no mercado, saindo na frente de seus concorrentes.
Terceirizar é investir em tecnologia e automação, posicionando a empresa para o melhor direcionamento de projetos e tarefas que realmente impactam os seus resultados.
Vantagens da automatização para grandes transações
É fato que a automatização traz muitos benefícios. Porém, ao falarmos de grandes transações, podemos considerar e destacar as seguintes vantagens:
Pode-se trabalhar com um montante, e não somente com amostragem;
Obtém-se a prevenção fiscal, já que a auditoria digital auxilia na gestão tributária, eliminando riscos atribuídos a uma má classificação fiscal.
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Como vimos, a automação fiscal inteligente é grande potencializadora de negócios e será cada vez mais utilizada dentro dos sistemas. Atualmente, ela se tornou um ponto obrigatório se a empresa deseja estar à frente de seus concorrentes.
Manter uma organização tributária em dia é essencial para a saúde de qualquer negócio, independentemente do seu segmento.
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